cara menggunakan peralatan kantor

Cara mengoperasikan peralatan kantor 

1. PENGGUNAAN MESIN-MESIN KOMUNIKASI

A. PENGGUNAAN TELEPON

1. Pengertian telepon

Telepon yaitu alat yang digunakan untuk penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lainnya dari jarak jauh, baik di dalam lingkungan sendiri maupun ke luar kantor.

2. Macam-macam pesawat telepon

1) Pesawat tunggal yaitu pesawat yang biasanya digunakan di rumah-rumah

2) PMBX (Private Manual Brand Xchange) yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya melalui operator

3) PABX (Private Automatic Brand Xchange) yaitu pesawat telepon yang pengoperasiannya secara langsung atau tanpa melalui operator

3. Cara penggunaan telepon

1) Penggunaan telepon untuk percakapan local

2)  Penggunaan telepon untuk percakapan interlokal dan international

B. PENGGUNAAN HANDPHONE

1. Pengertian handphone

Yaitu alat komunikasi baik jarak dekat maupun jarak jauh. Dapat berupa komunikasi lisan maupun tulisan.

2. Cara menggunakan handphone

a. Cara mengirim berita

1) Tekan tombol yang dituju

2) Mulailah pembicaraan

3) Sudah selesai pembicaraan tekan tombol No

b. Cara menerima berita

1) Tekan tombol yes

2) Dengarkan pembicaraan

3)  Tekan tombol No jika pembicaraan sudah selesai

C. PENGGUNAAN FAKSIMILE

1. Pengertian faksimile

Kata facsimile berasal dari bahasa Latin yaitu fac yang artinya bikin atau simile artinya serupa. Istilah facsimile juga disebut dengan foto kopi jarak jauh.

2. Fungsi faksimile

a. Untuk mengirim informs ke berbagai tempat sesuai dengan yang kita inginkan

b. Untuk menerima informasi dari berbagai tempat

c.  Apabila mesin facsimile itu dilengkapi dengan system memori maka facsimile dapat difungsikan untuk:

1) Menyimpan dokumen sampai dengan beberapa lembar

2) Mencetak sampai beberapa lembar kopi

3) Menyimpan berbagai alamat

2

PENGGUNAAN MESIN-MESIN PENGGANDAAN

A. PENGGUNAAN MESIN STENSIL

Memiliki ciri-ciri yaitu:

a. Digerakkan dengan tenaga manusia

b. Komponen dan cara kerja mesinnya mekanis

c. Tinta yang digunakan adalah tinta berwarna

d. Sheer yang digunakan bisa sheet stensil, sheet scanner, atau stencil cutter sebagai sheet master

e. Ukuran kertas maksimum ialah folio (8,5 inci x 13 inci)

B. PENGGUNAAN MESIN FOTO KOPI

Mesin fotokopi merupakan mesin cetak yang mempunyai kemampuan yang sangat menakjubkan. Sebab, dalam mesin fotokopi terdapat system zoom, system reduction, system fullsize, dan system document feeder

Langkah-langkah pengoperasian

(1) Masukkan tinta ke developer unit

(2)Tekan tombol on/off dengan posisi on

(3) Master diletakan pada kacalalu tutupkan kover diatasnya

(4)Tekan tombol nominal jumlah yang dikendaki

(5)Hitung jumlah kertas yang dikopi

3

PENGGUNAAN ALAT BANTU PRESENTASI

A. OHP

Cara Pengoperasian

(1) Siapkan ringkasan materi yang akan  dipresentasikan

(2) Periksa catu daya listrik

(3) Atur Fokus

(4) Simpan lembaran presentasi diatas alas kaca yang terdapat pada OHP

(5) Nyalakan OHP dengna menakan tombol on-of

(6) Gunakan seperlunya

(7) Jika sudah cukup matikan OHP dengna menekan tombol on_of

B. LCD Proyektor

(1) Letakkan LCD pada tempatnya

(2) Buka tutup lensa

(3) Atur focus LCD

(4)Tekan tombol power pada remote control

(5) Nyalakan computer

(6)Jika sudah selesai matikan

C. Microphone

Yaitu alat input suara yang dipergunakan bersama-sama dengan pengerras atau alat perekam

4

PENGGUNAAN MESIN CETAK

1. Mengaktifkan file dokumen yang akan dicetak, biasanya menggunakan aplikasi microsoftword 

2. Setelah itu, kita harus memastikan printer telah siap untuk digunakan (dalam keadaan menyala dan terkoneksi dengan komputer)

3. Klik file> lalu klik print, atau langsung dengan mengklik tombol yang mempunyai simbol gambar printer

5

PENGGUNAAN MESIN KETIK

1. Mesin kita hubungkan dengan aliran listrik melalui stop kontak dan voltase-nya harus disesuaikan dengan aliran listrik rumah atau kantor. 

2. Setelah mesin menyala kita masukan selembar kertas dan mulailah kita mengetik, namun kita harus tahu bahwa tulisan yang akan kita ketik tidak langsung tercetak pada kertas, melainkan disimpan terlebih dahulu dalam memori mesin tersebut, bila kita telah yakin untuk dicetak di atas kertas cukup tekan tombol enter maka mesin akan mencetak tulisan yang ada pada memori ke atas kertas. 

 Penanganan Perlengkapan Kantor 

Untuk menangani masalah peralatan/perlengkapan kantor yang dilakukan pada suatu bagian kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut:

1. Pengadaan 

Yaitu usaha yang bertujuan untuk memperoleh peralatan atau perlengkapan kantor sesuai rencana kebutuhan yang telah ditentukan, melalui pembelian, pembuatan sendiri, menyewa/mengontrak dan bantuan/sumbangan.

2. Penyimpanan 

Yaitu kegiatan untuk menampung hasil pengadaan barang perlengkapan yang meliputi segi administratif (pencatatan ke dalam buku barang) maupun segi fisik (penyimpanan barang itu sendiri).

3. Pendistribusian

Yaitu penyaluran barang dari unit pergudangan kepada unit pemakai berdasarkan bon permintaan dan harus dicatat pada buku pengeluaran barang. 

4. Pemeliharaan 

Yaitu segala usaha yang dilakukan terus menerus agar barang tetap terpelihara baik sehingga siap dipakai pada saat diperlukan.

5. Penghapusan

Yaitu usaha yang dilakukan untuk meniadakan/menghapus barang-barang dari dalam daftar inventaris berdasarkan peraturan yang berlaku.

 Pelaporan kerusakan peralatan kepada pihak yang berwenang: 

Melaporkan  kerusakan peralatan harus disampaikan kepada petugas yang telah ditunjuk di perusahaan. Lakukan pemeriksaan terlebih dahulu, jika peralatan mati atau ada kerusakan segera hubungi petugas  terdekat. 

• Kerusakan peralatan ada dua kemungkinan yaitu : 

1. Kerusakan lokal, yaitu kerusakan dan gangguan masih dalam lokasi perusahaan atau akibat pengguna. 

2. Kerusakan non lokal, yaitu kerusakan diakibatkan  jaringan atau pihak di luar perusahaan.